Regiemanagement in de zorg Deel 1
Zorginstellingen brengen steeds vaker hun IT-diensten onder bij externe partijen. Maar outsourcing brengt nieuwe problemen met zich mee, merkt Niek Ferwerda. “Leveranciers richten zich vooral ieder op hun eigen stukje en hebben geen focus op het geheel.”
Niek Ferwerda is oprichter en Managing Partner bij InfraHealth. Hij werkt zelf mee als strategisch adviseur en programmamanager bij zorginstellingen in het noorden van het land.
Een regiemanager van InfraHealth:
- zorgt dat leveranciers zich houden aan afspraken;
- benadert bij escalaties de juiste personen;
- bewaakt het overzicht over alle verschillende partners die een deel van een dienst leveren
- laat partners goed samenwerken.
Hoe is op dit moment de IT georganiseerd en wat is daarin veranderd?
Steeds meer zorginstellingen geven het beheer van clouddiensten en andere IT-zaken in handen van verschillende IT-leveranciers Daardoor hoeven ze minder zelf te regelen en beheren. Ze worden wel veel afhankelijker van deze IT-leveranciers, die onderling goed moeten samenwerken om goede service te bieden.
Huidige praktijk
Waar lopen zorginstellingen tegenaan in de samenwerking met leveranciers?
Door die outsourcing verdwijnt de kennis en expertise uit de organisatie. Maar het is wel nodig dat iemand het overzicht houdt. Een zogeheten regiemanager, die alle lijntjes tussen de verschillende externe leveranciers, managers en eindgebruikers bewaakt. Dat kan iemand zijn van binnen de organisatie, maar steeds vaker kiezen zorginstellingen voor een externe regiemanager.
Waarom ze dat doen? Omdat elke leverancier zich vooral richt op zijn eigen specialisatie, in plaats van de overkoepelende belangen centraal te stellen. Ze hebben geen focus op het grotere geheel.
InfraHealth heeft veel ervaring met regiemanagement in de zorg. Hoe gaan jullie te werk?
Eerst ondersteunen we zorgorganisaties bij het aansturen van leveranciers. Zo leggen we de basis voor goed regiemanagement. Daarna leren we ze hoe ze zelf de verschillende leveranciers goed kunnen beoordelen en met ze samenwerken. Als dat eenmaal goed is georganiseerd, dragen we ons werk over . Vanaf dat moment neemt de zorginstelling zelf de regie op zich.
Welke hobbels komt InfraHealth tegen in die regierol?
Leveranciers wijzen bij problemen vaak naar elkaar. Door de juiste mensen te benaderen en actief in gesprek te blijven, voorkomen we escalaties en vinden we oplossingen. Wij zorgen er dus voor dat leveranciers zich houden aan afspraken en dat bij escalaties de juiste personen worden benaderd.
Dit is een leerproces, zowel voor de collega’s binnen de zorginstelling als voor de leveranciers. Het mooie is wel: Zodra iedereen gewend is aan die regie, ontstaat meer wederzijds begrip.
Strategie en Beleid
InfraHealth selecteert ook leveranciers. Hoe gaat dat in zijn werk?
Bij de selectie kijken we hoe goed ze passen bij de kernwaarden en visie van de zorgorganisatie. Het welzijn van bewoners, personeelsinzet en digitale ondersteuning staan centraal. Leveranciers hoeven niet per se zorgervaring te hebben, maar ze moeten wel begrijpen wat er speelt binnen de zorg en hoe hun diensten daarbij kunnen helpen. Belangrijk is ook dat leveranciers een goede training geven aan de eindgebruikers om ze de techniek goed te leren. Of het nu om netwerken, werkplekken of applicaties gaat. Daarnaast letten wij op naleving van wet- en regelgeving, certificeringen, en de beveiliging van systemen.
Houdt InfraHealth ook rekening met de regelgeving in de samenwerking met leveranciers?
Jazeker! InfraHealth kijkt bijvoorbeeld naar NEN7510 en ISO-certificeringen, en controleert of leveranciers voldoen aan de specifieke wet- en regelgeving die geldt voor hun vakgebied. De papieren moeten dus in orde zijn, dat is één. En twee: ze moeten laten zien dat ze er in de praktijk zorgvuldig mee omgaan.
Innovatie en toekomst
Welke rol speelt technologie bij regiemanagement?
Een heel belangrijke. We willen leveranciers die én goede technologie hebben én die 24/7 hun systemen in de gaten houdt. Die zijn er niet veel, maar wij weten ze te vinden. Wij vinden het ook belangrijk dat de zorgorganisatie zelf inzicht heeft in hoe de systemen werken. Wij nemen de zorgorganisatie mee in het proces zodat ze als wij weg zijn, zelf regie kunnen voeren.
Welke trends in de zorgsector kunnen invloed hebben op regiemanagement?
In de zorg wordt veel geoutsourcet. Dat lijkt een goede oplossing, maar de gevolgen worden onderschat! Het is cruciaal voor zorgorganisaties om een goed overzicht te hebben van alle systemen voor zorgdomotica en werkplekomgevingen. Wij helpen ze daarbij, zodat ze een goede basis hebben en van hieruit de techniek optimaal kunnen gebruiken. Dat is nieuw voor ze! Taak van de regievoerder is om
- Het overzicht te bewaken over alle verschillende partners die een deel van de dienst leveren
- Ervoor te zorgen dat deze partners goed samenwerken.
Een belangrijke en complexe uitdaging voor de regiemanagers!
